Ambassaden og konsulatet* krever at den underliggende dokumentasjonen som beskrevet nedenfor, skal leveres sammen med "Garantiskjema for besøk" som er blitt stemplet av politiet i Norge.
De nye rutinene er som følger: Referansen/garantisten fyller ut skjema med navn, adresse, fødselsdato evt. firmanummer og navn på person som inviteres (visumsøker). Skjemaet pluss nødvendig dokumentasjon på inntekt (de siste 3 – tre - lønnings- eller pensjonslipper og siste års likningsattest) leveres inn i ekspedisjonsluken.
For selvstendig næringsdrivende ber vi om siste tilgjengelige ligningsattest og en original, undertegnet bekreftelse fra autorisert regnskapsfører på pågående næringsinntekt. Dette brevet må være på offisielt brevark og av ny dato.
Saksbehandlingstiden kan være en virkedag (levere inn garantiskjema en dag, få det i retur med stempel dagen etter). Dette tilsier at garantiskjema må ordnes av referansen i forkant av selve visumsøknaden for den som det stilles garanti for. Man kan ikke påregne og få ordnet garantiskjema samme dag som visumsøknad innleveres.
All underliggende dokumentasjon som nevnt over skal være kopier som er stemplet "Rett kopi" fra offentlig kontorer (f.eks. post, politi, likningskontor). Ambassaden og konsulatet* aksepterer ikke dokumenter som er fakset eller skannet og sendt som vedlegg til e-post grunnet fare for manipulering av dokumentasjon og dårlig lesbarhet.
Denne tjenesten vil være gebyrfri.
*Merk: Stempling av ”Garantiskjema for besøk” ved konsulatet i HCMC kan kun gjøres av den honorære konsulen selv. Skulle konsulen ikke være til stede må papirene ligge på vente til at konsulen returnerer, eller sendes til ambassaden i Hanoi for stempling. Behandlingstiden vil bli betraktelig lengre i slike tilfeller.