Et korrekt utfylt skjema vil fungere som invitasjonsbrev. Hvis man fortsatt ønsker å skrive en utfyllende forklaring om forhold mellom referanse og søker fra Vietnam som brev, må man gjerne gjøre dette, men da må dette gjøres i tillegg til spørreskjemaet. "Skjema for invitasjon" vil være påkrevet i søknader innlevert etter 15. april 2009.
Her finner du Skjema for invitasjon fra referansen.
Ambassaden håper på denne måten å unngå en del unødige avslag fordi invitasjonsbrevene ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger. Ambassaden vil fortsatt akseptere et vanlig invitasjonsbrev i tillegg til spørreskjema. Dersom brevet eller spørreskjema ikke innholder de påkrevde opplysninger, øker sjansen for visumavslag. For bona fide forretningsreisende ber vi som tidligere om et eget invitasjonsbrev på originalt brevhode fra vertsbedriften i Norge. NB! Ambassaden aksepterer dessverre ikke skannede eller faksede dokumenter, dokumentene må derfor sendes enten som vanlig eller rekommandert post, eller med ekspressending som TNT eller DHL direkte til søker. Visumdokumentasjon skal ikke under noen omstendighet sendes direkte til ambassaden eller UDI. Visum kan tidligst utstedes 90 dager for planlagt reise, og ettersom dokumentasjonen skal være oppdatert, kan ikke dokumentene fra referansen være eldre enn fire måneder før reisetidspunktet.
Nedenfor følger en kortfattet beskrivelse av rollen til referansen (den norske person eller firma) i forbindelse med søknad om visum til Norge. Begrepene referanse og garantist blir benyttet om hverandre i denne redegjørelsen.
Først må vi slå fast at det er den vietnamesiske personen som er søker og den part som ambassaden forholder seg til både når det gjelder mottak av søknaden, selve behandlingsprosessen og formidling av utfallet av søknaden. Referansen er ikke part i denne søknaden, til tross for at referansen stiller økonomisk garanti og er den som inviterer. Skal referansen regnes som part i saken, må søker fylle ut et fullmaktskjema på ambassaden ved innlevering av selve søknaden for gi referansen fullmakt til innsyn i saken, jfr. Forvaltningsloven § 12 fjerde ledd. Foreligger ikke en slik fullmakt, vil ambassaden ikke kunne gi noen opplysning om selve saken og hvorfor eller hvorledes ambassaden er kommet til en avgjørelse i en søknad. Mange referanser er i den villfarelse at det er de som søker om visum på vegne av noen; ”Jeg har søkt visum for min venn/venninne/familiemedlem fra Vietnam og vil.......”. Så er ikke tilfelle, det er ingen referanse som søker visum for noen, det er den vietnamesiske parten som søker visum da det er den vietnamesiske parten som trenger visum for å komme til Norge.
Som referanse er det din oppgave å fremskaffe den nødvendige dokumentasjonen som kreves fra referansens side. Ambassaden i Hanoi har satt følgende dokumentasjonskrav, basert på lokale erfaringer, og dette kan være forskjellig fra dokumentasjonskravet hos andre norske ambassader rundt om i verden:
1. En utførlig invitasjon skrevet av referansen, gjerne på norsk, som forklarer hvorfor man ønsker å invitere den vietnamesiske søkeren til Norge på besøk, hvordan og hvor man traff hverandre, hvor mange ganger man har truffet hverandre og hvor mange dager hvert besøk har strukket seg over, med nøyaktig tidsangivelse. Hva gjorde dere sammen i løpet av det forskjellige besøkene? Hvilke planer er gjort for besøket i Norge? Hvilken fremtid ser man for seg hvis det er snakk om et kjæresteforhold? Her ønsker ambassaden å skyte inn at det er best å være åpen og ærlig om hvilke type forhold det er mellom referansen og søker. Ferdiglagde invitasjonsskjemaer, hvor bare navn og personopplysninger fylles ut, har ingen verdi. Hvis det er snakk om å invitere familiemedlemmer så må familieforholdet beskrives nøye. Er det nær familie, som foreldre, søsken eller barn, så kan dette være velferdshensyn som tas med i en vurdering om visum skal innvilges. Er det snakk om fjernere slekt en det som er ramset opp ovenfor så vil det normalt ikke være noen velferdshensyn. Ambassaden har utarbeidet et eget skjema som vi ønsker skal benyttes som invitasjonsbrev, for å sikre at vi får tilstrekkeligge opplysninger og unngå unødige avslag: Skjema for invitasjon fra referansen. (Dette er et eksempel på en IKKE fullverdig invitasjon.)
2. Kopi av referansens pass, av den siden med bilde og personopplysning, og av de sidene som viser inn- og utreise fra Vietnam. Kopi av sidene som viser inn- og utreise er meget viktig og det kan i seg selv være grunn for avslag hvis disse sidene ikke foreligger sammen med søknaden. Hvis referanse i Norge selv er vietnameser, eller fra et annet land, så må siden med lovlig opphold (siste oppholdstillatelse eller bosettingstillatelse) i passet også være kopiert og lagt ved som en del av dokumentasjonen.
3. Informasjon vedrørende krav til Garantiskjema for besøk finner du her. Ambassaden er dessverre nødt til å krevet underlagsdokumentasjonen i tillegg til det originale garantiskjemaet. Vi ber om siste tilgjengelige ligningsattest og de 3 siste lønns- eller pensjonsslipp. For selvstendig næringsdrivende ber vi om et brev fra regnskapsfører med originalt brevhode som bekrefter hva referansen tar ut i lønn, forventet overskudd eller næringsinntekt, i tillegg til siste tilgjengelige ligningsattest.
For å være sikker på at man har oppdatert informasjon om hvilke dokumentasjonskrav som stilles til referansen til enhver tid, er det best å sjekke ambassadens hjemmeside eller å ringe ambassaden man-torsdag mellom kl. 13.30 og 14.30 lokal vietnamesisk tid. På ambassadens hjemmeside finner man også dokumentasjonskravene til søker.
Den dokumentasjonen som er ramset opp ovenfor, skal sendes direkte til søker, og ikke til ambassaden. Det er søkers ansvar å ha komplett dokumentasjon ved innlevering av søknaden. Det kan ofte skje at de lokalt ansatte ved ambassaden ber søker om å komme tilbake til ambassaden hvis det skulle vise seg at søker mangler noen av de påkrevde dokumentene. Dette må ikke oppfattes som at ambassaden har nektet noen å søke om visum. Dette er kun for å være søker behjelpelig og bedre dennes sjanse for å få innvilget visum. Hvis søker insisterer på å levere inn en ikke komplett søknad, er det selvsagt dennes rett, men da må også søker være inneforstått med at risikoen er høy for at saken blir avslått grunnet manglende dokumentasjon, og man har da kastet bort behandlingsgebyret. Skal man senere søke på nytt, må da komplett dokumentasjon fremlegges på nytt og et nytt behandlingsgebyr innbetales.
Ambassaden aksepterer normalt ikke dokumenter sendt som telefaks pga forfalskningsrisiko og dårlig lesbarhet. Ambassaden ønsker heller ikke dokumentasjon som er skannet og sendt som vedlegg til e-post. Ambassaden foreslår at registrert postforsendelse benyttes ved oversendelse av dokumentasjon, f.eks. DHL og TNT da slik forsendelse blir levert på døren til mottaker og man er sikker på at dokumentasjonen ikke blir borte i vanlig postgang, noe som ellers kan skje. Ambassaden kan selvsagt ikke pålegge noen å benytte slike tjenester, da de er dyrere en vanlig brevpost.
Det at du som referanse har stilt en økonomisk garanti og fremskaffet dokumentasjon som beskrevet over, er på ingen måte en garanti for at visum innvilges. Det du som garantist har gjort, er kun å legge frem den del av dokumentasjon som er krevd av referanse i en komplett søknad, som kan resultere i at visum innvilges.
Ambassaden vil først og fremst vurdere returforutsetningene for den vietnamesiske søkeren og dermed sannsynligheten for at søker vil returnere tilbake til hjemlandet innen utløpet av visumets gyldighetsperiode. Det er et absolutt vilkår at man har til hensikt å returnere for at turistvisum skulle kunne innvilges. Turistvisum skal ikke være noen form for ”snarvei” for å komme til Norge for deretter gifte seg eller søke om familiegjenforening med allerede eksisterende ektefelle eller andre familiemedlemmer. Det at referanse lover og garanterer at søker skal returnere tilbake til hjemlandet, er i og for seg ikke godt nok. Referansen har ikke mulighet til å tvinge noen på fly, nekte noen å inngå ekteskap med en tredjeperson eller å forhindre at en søknad blir fremmet fra Norge. Manglende returforutsetning er oftest avslagsgrunn. Ambassaden anser f.eks. at unge, ugifte personer uten barn, med dårlig eller ingen jobb, lav eller ingen egen fast inntekt eller med økonomiske forpliktelser i hjemlandet, har svake returforutsetninger.
Ambassaden ber referansen lese mer om visumpraksis for Vietnam. Hvis tilknytningen mellom søker og referanse ikke er av en slik karakter at ambassaden anser dette for å være et etablert forhold, vil visum normalt ikke bli innvilget.
Ambassaden opplever ofte at falske dokumenter blir vedlagt søknaden. Det er avslagsgrunn i seg selv og kan medføre straffeansvar. Hvis ambassaden har grunn til å mistenke at uriktige eller falske opplysninger ellers er blitt gitt av søker eller referanse, er dette også avslagsgrunn i seg selv.
Ambassaden vurderer hver enkelt søknad i henhold til Utlendingsforskriften paragraf 106 og UDIs Praksisnotat for Vietnam.