Konsulatets oppgave vil bli å kontrollere at alle dokumenter i henhold til sjekklister blir levert inn sammen med visumsøknad eller ved annen søknad om opphold i Norge. Disse sjekklistene er lagt ut på laotisk og engelsk på ambassadens hjemmeside. Det vil ikke være noen sjekkliste på norsk.
Dokumentasjonskravet i en søknad om Schengenvisum (type C) er beskrevet på ambassadens hjemmeside, se her. Her må man velge korrekt sjekkliste ut fra hva er hensikten med besøket. Det må også leveres inn en obligatorisk reise/helseforsikring sammen med søknaden, se informasjon på ambassadens hjemmeside vedrørende forsikring her.
Det vil ikke være noen form for saksbehandling av de mottatte søknaden ved konsulatet i Vientiane. Konsulatet vil kun forberede søknaden for forsendelse til ambassaden i Hanoi hvor de blir behandlet eller sendt videre til Utlendingsdirektoratet i Oslo. Ved søknad om Schengenvisum skal passet følge søknaden. Ved søknad om oppholdstillatelse skal kun kopi av passet følge søknaden.
Saksbehandlingstiden kan være inntil tre uker for søknader om Schengenvisum. For andre typer søknader så er saksbehandlingstiden betydelig lengre, se informasjon på UDIs hjemmeside. Alle laotiske dokumenter må oversettes fra laotisk til engelsk av et godkjent oversettelsesbyrå, og disse oversatte dokumentene må deretter verifiseres og stemples av Utenriksdepartementet i Laos v/ Konsulatavdelingen. Hvis dokumentene ikke er stemplet slik som det kreves vil søker bli bedt om å returnere når dokumentasjonen er ordnet. Søker kan insistere på å levere en ufullstendig søknad, men må da belage seg på at søknaden vil bli avslått på dette grunnlaget.
Det må også betales et behandlingsgebyr for søknaden ved innlevering, se informasjon på ambassadens hjemmeside vedrørende gebyr. Konsulatet vil konvertere gebyrene fra Euro (for Schengenvisum) og fra norske kroner (for alle andre typer tillatelse) til US dollars eller Lao KIP.
Ambassaden ber eventuelle sponsorer i Norge også lese informasjon på norsk for sponsor her.